Про тайм-менеджмент і не тільки

Чому це важливо

Що робить співробітника ефективним? Багато в чому це залежить від роботи, яку він виконує. Для хірурга важлива точність рухів, для вихователя в дитячому садку – турбота і розуміння, для бухгалтера – уважність і скурпульозність, для менеджера з продажів – комунікативні навики і впевненість у собі. Але є якості, які потрібні всім професіям. Це вміння виділяти головне в світі інформації, що розвивається, ефективно розпоряджатися своїм часом, бути продуктивним, незважаючи на втому і емоції. Все це дозволяють забезпечити інструменти тайм-менеджменту. 

Тайм-менеджмент або управління часом – це тренування свідомого контролю над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності. Його метою є збільшення ефективності і продуктивності роботи співробітника.

 Виберіть єдину систему для ведення тасків у компанії

Щоб співробітники вашої організації могли використовувати інструменти тайм-менеджменту, виберіть для всіх єдину task-систему.

Обираючи систему, керуйтесь такими критеріями:

  • Ефективна постановка завдань. Якщо виконати завдання швидше, ніж занести її в систему, то системою не будуть користуватися;
  • Наявність автоматичних нагадувань. Ця функція допомагає розставити пріоритети і не упустити вирішення важливих завдань;
  • Зручність і зрозумілість системи. Можете спробувати на кількох співробітниках і вислухати їхні відгуки про систему. Якщо переваг більше, ніж недоліків – впроваджуйте;
  • Можливість встановити терміни виконання. Це важливий аспект, який допомагає спланувати робочий процес і уникнути того моменту, коли завдання стає важливим і терміновим для вас;
  • Всі завдання в одному місці. Не використовуйте різні системи для різних відділів і завдань, інакше тайм-менеджмент перетвориться на стрес і плутанину.

Не застосовуйте task-систему для заохочень і покарань співробітників.

 

Основне завдання task-системи – допомогти співробітникам бути ефективними. Не тримати в голові 150 завдань, термінів і відповідальних осіб. Відійти від паперових джерел із переліком завдань. Не витрачати час на пересилання графіків із завданнями відповідальним особам. Зрозуміти, скільки часу займає певна робота.

Якщо ви вирішите за результатами ведення завдань платити заробітну плату або премію, хочете скоротити штат співробітників, зрозуміти завантаженість кожного співробітника і додати йому ще завдань, то не треба дивуватися тому, що час на виконання завдань одразу збільшиться, в task-системі з’являться неіснуючі завдання (телефонний дзвінок або написання листа), а ваші співробітники будуть демотивовані.

Розкажіть про місію і цінності вашої компанії

Поясніть співробітникам, що ви вкладаєте в ці поняття – що значить місія для компанії, чому ви обрали саме такі цінності. Як місія і цінності повинні відображатися на роботі співробітників. Які рішення можуть ухвалювати співробітники самостійно, керуючись місією і цінностями. Якщо ваша цінність – професіоналізм, це значить, що вся команда повинна детально пропрацьовувати ті пропозиції, які ви робите клієнту, і надавати високу якість послуг. А компанія при цьому зобов’язується підвищувати професійний рівень своїх співробітників.

Розкажіть про плани розвитку компанії хоча б на рік вперед

Якщо вас запрошують на свято, ви обов’язково узнаєте, хто там буде, знайомі чи незнайомі люди, який формат вечірки, скільки часу вона триватиме, адресу, де вона буде відбуватися тощо. Навіщо все це потрібно знати? Відповідь проста – ви одразу програєте стратегії поведінки (для знайомих – одні, для незнайомих - інші), що вдягнути, на чому поїхати, що подарувати – ви розробляєте план дій, розставляєте пріоритети! Те ж будуть робити ваші співробітники, якщо розуміють, куди рухається компанія. Вони будуть правильно розставляти пріоритети, будуть знати, в яких напрямках розвиватися, яким питанням слід приділити більше часу, а яким треба сказати «ні».

Поясніть, яка роль саме вашого відділу в реалізації планів розвитку компанії.

Розуміння важливості і значущості свого вкладу в спільну справу збільшує продуктивність і відповідальність. Адже сама думка про те, що ви причетні до чогось важливого для бізнесу і неймовірно класного, додасть вам сил. І тоді витрати часу стають меншими, захопленість зростає, результати стають цікавішими.

Визначте повноваження і відповідальність

Важливо, щоб співробітник розумів, яких результатів від нього очікують. Це дасть можливість зменшити витрати часу ваших співробітників на з’ясування, чи це його робота, чи ні. До кого можна звертатися з тих чи інших питань. Інструменти тайм-менеджменту не будуть працювати, якщо ваш співробітник буде півдня бігти і з’ясовувати, чи потрібно йому виконувати це завдання.

Розуміння очікуваних результатів дозволить людині самій спланувати терміни виконання завдань, вибрати правильне рішення. Йому не потрібна нянька, яка допомагає планувати. Він чітко розуміє, наприклад, хто підписує документи, а хто ремонтує обладнання.

Не використовуйте директивні методи управління

Дозвольте своїм співробітникам самим розставляти пріоритети і вести завдання. Є компанії, в яких застосовуються директивні методи управління і тотальний контроль за співробітником. Спізнення на 1 хвилину – це порушення. Прострочення виконання завдання на 10 хвилин – взагалі смертний гріх. Тобі вже встановили пріоритети, розпланували твій день, розказали, яких результатів очікують і, найголовніше, коли ці результати повинні бути досягнуті. Начебто повинен вийти ідеальний тайм-менеджмент. Але кудись зникає творчість, ініціатива, бажання думати, шукати шляхи, рішення і можливості, дружелюбність і бажання допомогти колезі. І звідки, питається, взятися дружелюбності і креативу? На це час не видділений! Пріоритет не поставлений! Такі завдання робляться для «галочки», а не для отримання максимального результату.

Тому підтримуйте своїх співробітників в усіх починаннях та ініціативах. Давайте зворотний зв’язок своїм співробітникам. І обов’язково діліться інформацією і знаннями.

Яке відношення це має до тайм-менеджменту? Обмінюючись найкращими рішеннями, підтримуючи ініціативи, розповідаючи, які рішення правильні і чому, ви формуєте самостійних і самодостатніх працівників, які вміють керувати своїм робочим часом і розуміють, із якою метою це робиться.

Висновки

Будь-які інструменти тайм-менеджменту будуть працювати, якщо ваші співробітники розуміють, куди рухається компанія, який внесок у розвиток компанії вони роблять, наскільки важлива їхня робота, на основі яких принципів ухвалюються рішення в компанії, яких результатів очікують від співробітників. Головне, дайте їм свободу дій, свободу ухвалення рішень і розстановки пріоритетів. Ви отримаєте не лише ефективних, а й мотивованих, ініціативних працівників – ваші співробітники зможуть вас здивувати

Якщо ви хочете працювати з нами,
давайте почнемо з обговорення завдання

Отримати консультацію

Отримуйте новини інтернет-маркетингу

Тільки корисна інформація від експертів Promodo

Якщо ви хочете працювати з нами,
давайте почнемо з обговорення завдання

Отримати консультацію

Отримуйте новини інтернет-маркетингу