О тайм-менеджменте и не только

Почему это важно

Что делает сотрудника эффективным? Во многом это зависит от выполняемой им работы. Для хирурга важна точность движений, для воспитателя в детском саду – забота и понимание, для бухгалтера – внимательность и скрупулёзность, для менеджера по продажам – коммуникативные навыки и уверенность в себе. Но есть качества, которые нужны всем профессиям. Это умение в развивающемся мире информации выделять главное, расставлять приоритеты, эффективно распоряжаться своим временем,  и быть продуктивным, несмотря на усталость эмоции. Все это помогают обеспечить инструменты тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент или управление временем – это тренировка сознательного контроля над количеством времени, затраченного на конкретные виды деятельности. Его целью является увеличение эффективности и продуктивности работы сотрудника.

Выберите единую систему для ведения тасков в компании

Чтобы сотрудники вашей организации могли использовать инструменты тайм-менеджмента, выберите для всех единую task-систему.

При выборе системы руководствуйтесь следующими критериями:

  • Эффективная постановка задач. Если выполнить задачу быстрее, чем занести ее в систему, то системой не буду пользоваться;
  • Наличие автоматических напоминаний. Эта функция помогает расставить приоритеты и не упустить решение важных задач;
  • Удобство и понятность системы. Можете попробовать на нескольких сотрудниках и выслушать их отзывы о системе. Если достоинств больше, чем недостатков – внедряйте;
  • Возможность установить сроки выполнения. Это важный аспект, который помогает спланировать рабочий процесс и избежать того момента, когда задача становиться Важной и Срочной для вас;
  • Все задачи в одном месте. Не используйте разные системы для разных отделов и задач, иначе тайм-менеджмент превратится в стресс и путаницу.

Не применяйте task-систему для поощрений и наказаний сотрудников

Основная задача task-системы – помочь сотрудникам быть эффективными. Не держать в голове 150 задач, сроки и ответственных. Уйти от бумажных источников с перечнем задач. Не тратить время не пересылку графиков с задачами ответственным. Понять сколько времени занимает та или иная работа.

Если вы решите по результатам ведения задач платить заработную плату или премию, хотите сократить штат сотрудников, понять загрузку каждого сотрудника и добавить ему еще задач, то не стоит удивляться тому, что время на выполнение задач сразу увеличиться, в task-системе появятся несущественные задачи (звонок по телефону или написание письма), а ваши сотрудники будут демотивированы.

Расскажите о миссии и ценностях вашей компании

Поясните сотрудникам, что вы вкладываете в эти понятия – что значит миссия для компании, почему вы выбрали именно такие ценности. Как миссия и ценности должны отражаться на работе сотрудников. Какие решения могут принимать сотрудники самостоятельно, руководствуясь миссией и ценностями. Если ваше ценность – профессионализм, это значит, что вся команда должна детально прорабатывать те предложения, которые делаете клиенту, и предоставлять высокое качество услуг. А компания при этом, обязуется повышать профессиональный уровень своих сотрудников.

Расскажите планы развития компании, хотя бы на год вперед

Если вас приглашают на праздник, вы обязательно узнаете, кто там будет, знакомые или незнакомые люди, какой формат вечеринки, насколько по времени она затянется, адрес, где она будет проходить и т.д. Зачем все это нужно знать? Ответ прост – вы сразу проигрываете стратегии поведения (для знакомых одни, с незнакомыми другие), что одеть, на чем поехать, что подарить – вы строите план действий, расставляете приоритеты! Тоже самое будут делать ваши сотрудники, если понимают куда движется компания. Они будут правильно расставлять приоритеты, будут знать в каких направлениях развиваться, каким вопросам нужно уделить больше времени, а каким нужно сказать «нет».

Объясните, какая роль именно вашего отдела в реализации планов развития компании

Понимание важности и значимости своего вклада в общее дело увеличивает продуктивность и ответственность. Ведь сама мысль о том, что вы причастны к чему-то важному для бизнеса и невероятно классному, добавит вам сил. И тогда потери времени становятся меньше, увлеченность больше, результат интереснее.

Определите полномочия и ответственность

Важно, чтобы сотрудник понимал, каких результатов от него ждут. Это позволит уменьшить потери времени ваших сотрудников на выяснение его это работа или не его. К кому можно обращаться по тем или иным вопросам. Инструменты тайм-менеджмента не будут работать, если ваш сотрудник будет полдня бегать выяснять нужно ему эту задачу делать или нет.

Понимание ожидаемых результатов позволит человеку самому спланировать сроки выполнения задач, выбрать правильное решение. Ему не нужна нянька, которая помогает планировать. Он четко понимает, например, кто подписывает документы, а кто чинит оборудование. 

Не используйте директивные методы управления

Позвольте своим сотрудникам самим расставлять приоритеты и вести задачи. Есть компании, в которых применяются директивные методы управления и тотальный контроль за сотрудником. Опоздание на 1 минуту – это нарушение. Прострочка выполнения задачи на 10 минут – вообще смертный грех. Тебе уже установили приоритеты, распланировали твой день, рассказали, каких результатов ожидают и, главное, когда эти результаты должны появиться. Вроде как должен получиться идеальный тайм-менеджмент. Но куда-то исчезает творчество, инициатива, желание думать, искать пути, решения и возможности, дружелюбие и желание помочь коллеге. И откуда, спрашивается, взяться дружелюбию и креативу? На это время не выделено! Приоритет не поставлен! Такие задачи делаются для «галочки», а не для получения максимального результата.

Поэтому,поддерживайте своих сотрудников во всех начинаниях и инициативах. Давайте обратную связь своим сотрудникам. И обязательно делитесь информацией и знаниям

Какое отношение это имеет к тайм-менеджменту? Обмениваясь лучшими решениями, поддерживая инициативы, рассказывая какие решения правильные и почему, вы формируете самостоятельных и самодостаточных работников, умеющих управлять своим рабочим временем и понимающих, с какой целью это делается.

Выводы

Любые инструменты тайм-менеджмента будут работать, если ваши сотрудники понимают, куда движется компания, какой вклад в развитие компании они вносят, насколько важна их работа, на основании каких принципов принимаются решения в компании, каких результатов от сотрудников ждут. Главное, дайте им свободу действий, свободу принятия решений и расстановки приоритетов. Вы получите не только эффективных, но и мотивированных, вовлеченных сотрудников - ваши сотрудники смогут вас удивить.

Если вы хотите работать с нами,
давайте начнем с обсуждения задачи

Получить консультацию

Получайте новости интернет-маркетинга

Только полезная информация от экспертов Promodo

Если вы хотите работать с нами,
давайте начнем с обсуждения задачи

Получить консультацию

Есть задача?

Давайте обсудим!

Получайте новости интернет-маркетинга