Менеджер паролей для компаний: советы, инструкции

Почему это важно

Сегодня типичный интернет-пользователь может иметь десятки паролей к различным сайтам, почтовым аккаунтам и социальным сетям. Среднестатистический пользователь компьютера регистрирует по несколько новых онлайн-аккаунтов каждый месяц. Но большинство людей используют очень слабые или повторяющиеся пароли на различных сайтах. Ведь придумывать сложный пароль, запоминать и хранить его слишком хлопотно.

Компании малого и среднего бизнеса не являются исключением. Тем более, если они работают онлайн. Количество паролей, необходимых для их работы, растет с каждым днем. Хранение паролей в таких организациях почти никак не организовано. Когда нужно вспомнить какой-то логин или пароль, в ход идут история скайпа, электронная почта, незащищенные файлы на рабочем столе, ежедневник или стикер на мониторе. Говорить о разграничениях прав доступа даже не приходится. Так вести бизнес небезопасно, неудобно и просто неэффективно.

Менеджер паролей

Менеджер паролей позволяет решить эти проблемы. Используя комбинации от 16 знаков с буквами разных регистров, цифрами и специальными символами, он делает учетные записи практически неуязвимыми.

У многих таких менеджеров есть возможность корпоративного использования и хранения паролей организации в структурированном виде с шифрованием и разграничением доступа между сотрудниками. Они позволяют управлять тем, какие пароли и кому из сотрудников доступны. С их помощью можно устанавливать необходимую сложность для всех используемых паролей и безопасно делиться ими среди сотрудников одного отдела или между департаментами компании.

Функционал и возможности настройки менеджера паролей можно продемонстрировать на примере программы 1Password. На сегодняшний день она считается оптимальным корпоративным решением. Программа хранит всю важную информацию в защищенном сейфе, используя проверенное 256-битное AES шифрование.

Программа имеет функционал генерирования сложных паролей, быстрого поиска по базе, копирования логинов и паролей в буфер, отправки по электронной почте, создания резервных копий, добавления элементов в избранное. Благодаря iCloud возможна синхронизация зашифрованных паролей с iOS-устройствами, а через Dropbox производится кроссплатформенная синхронизация с другими операционными системами. Недавно была выпущена новая версия программы для Android-устройств 1Password-6, которая поддерживает работу с сенсором отпечатка пальца.

Функциональность и настройка программы

1Password for Teams - это отдельный сервис для организаций, семей и любых других групп пользователей, которым необходима функциональность предоставления доступа к определенным спискам паролей другим членам команды.

После создания учетной записи вашей команды вы можете пригласить столько людей, сколько ей необходимо для совместной работы. Каждый участник получает индивидуальное хранилище, а также доступ к любому количеству общих хранилищ команды. Можно создавать столько хранилищ, сколько нужно для удобства работы, например для отделов HR, SMM, маркетинга, разработки и т.д.

 1

Также можно приглашать внешних пользователей (гостей) в хранилище. Им дается возможность только автоматического заполнения паролей на сайтах, без возможности их просматривать.

Администратор команды имеет возможность полностью контролировать доступ в хранилище, а также:

  • определять, какие члены команды могут читать;
  • изменять или удалять элементы в любом хранилище;
  • приостанавливать работу или удалять членов команды;
  • группировать членов команды.

2

Когда любой из членов команды обновляет пароль, он мгновенно синхронизируется со всеми остальными участниками.

Если кто-то из вашей команды ее покидает (например, в случае увольнения сотрудника), нужно просто удалить его доступ через консоль администратора, и у него больше не будет доступа к командным хранилищам.

Хранилища паролей для команд синхронизируются автоматически через сервера AgileBits, без использования сторонних решений таких, как iCloud или Dropbox.

Администрирование команды производится в веб-версии сервиса через консоль администратора, которая значительно упрощает работу с 1Password.

3

Кроме того, существует возможность воспользоваться более доступным тарифом 1Password for Families, цена которого составит 5$ за 5 членов семьи. Каждый новый пользователь будет стоить дополнительно 1$.

Семейный аккаунт имеет ограниченные возможности:

  • более простые настройки по управлению правами доступа к хранилищам;
  • нет возможности объединять пользователей в группы;
  • меньший размер внутреннего хранилища для хранения документов;
  • количество хранимых дней истории изменений паролей меньше командного аккаунта;
  • меньшее количество гостей, которых можно пригласить.

Возможно, для большинства малых и средних предприятий функциональности семейного тарифа может оказаться вполне достаточным. А когда все пользователи смогут оценить в полной мере предлагаемый им функционал, всегда можно просто перевести аккаунт в более дорогой командный тариф.

Настройка 1Password for Families

Давайте рассмотрим пошаговую настройку тарифа 1Password for Families для небольшого маркетингового агентства.

4

1. Переходим по ссылке  и регистрируемся в системе, указав название организации и основной почтовый адрес администратора. 

5

2. Выбираем URL адрес для вашего аккаунта из доступных.6

3. После этого вам будет отправлено электронное письмо на почту со ссылкой для подтверждения.7

4. Перейдя по ссылке из письма, нужно заполнить персональные данные.8

5. Сохраните в безопасном месте ключ вашего аккаунта как дополнительную защиту, помимо мастер-пароля.

9

6. Выберите мастер-пароль, который будет максимально сложным и одобренным системой, после чего войдите в свой аккаунт.

1011

7. Система предложит скачать и распечатать инструкцию для экстренного восстановления доступа к аккаунту, которую нужно сохранить в надежном месте.12

8. Домашняя страница консоли, в которой отображаются все созданные хранилища паролей:13

9. Переходите в раздел Приглашения, где отправляем письмо для членов команды. После того как пользователи получат это приглашение на почту и зарегистрируются в системе, вам останется только подтвердить их аккаунт.

14

10. В разделе Хранилища, можно приступить к созданию необходимого количества индивидуальных хранилищ для каждой группы пользователей, а также назначить доступ к ней для пользователей из вашей команды.

15

16

11. В интерфейсе системы в браузере, как и в любом другом клиенте, можно легко переключаться между любым доступным хранилищем - как персональным, так и общедоступным.17

12. Раздел Управление пользователями позволяет производить как групповые, так и индивидуальные действия над аккаунтами.

18

13. После создания всех необходимых хранилищ информация о них и пользователях, имеющим к ним доступ, будет представлена на главной странице панели администратора.19

В основном меню, в пункте Get the Apps, можно скачать необходимую версию приложения для вашей платформы. Сейчас есть ограничение для пользователей Windows, так как программа доступна только под Windows10.

20

Версия приложения для OS X:

21

22

Выводы

Как видим, корпоративный менеджер паролей - это не такой страшный зверь, и с ним вполне можно справиться, научиться работать самому и научить свою команду. Он помогает защитить информацию и упрощает работу сотрудников. На рынке продуктов вы сможете подобрать для себя подходящий продукт - как по цене, так и по функциональным возможностям.

Берегите свой бизнес!

 

Если вы хотите работать с нами,
давайте начнем с обсуждения задачи

Получить консультацию

Получайте новости интернет-маркетинга

Только полезная информация от экспертов Promodo

Если вы хотите работать с нами,
давайте начнем с обсуждения задачи

Получить консультацию

Есть задача?

Давайте обсудим!

Получайте новости интернет-маркетинга