Менеджер паролів для компаній: порад, інструкції

Чому це важливо

Сьогодні типовий інтернет-користувач може мати десятки паролів до різних сайтів, поштових акаунтів і соціальних мереж.

Середньостатистичний користувач комп’ютера реєструє декілька нових онлайн-акаунтів щомісяця. Але більшість людей використовує дуже слабкі або повторювані паролі на різних сайтах. Адже придумувати складний пароль, запам’ятовувати і зберігати його занадто клопітно.

Компанії малого і середнього бізнесу не є винятком. Тим більше, якщо вони працюють онлайн. Кількість паролів, необхідних для їхньої роботи зростає кожного дня. Зберігання паролів у таких організаціях майже ніяк не організоване. Коли потрібно згадати якийсь логін чи пароль, використовується історія скайпа, електронна пошта, незахищені файли на робочому столі, щоденник або стікер на моніторі. Говорити про розмежування прав доступу навіть не доводиться. Так вести бізнес небезпечно, незручно і просто неефективно.

Менеджер паролів

Менеджер паролів дозволяє вирішити цю проблему. Використовуючи комбінації від 16 знаків з літерами різних регістрів, цифрами та спеціальними символами, він робить облікові записи практично невразливими.

У багатьох таких менеджерів є можливість корпоративного використання і зберігання паролів організації в структурованому вигляді з шифруванням та розмежуванням доступу між співробітниками. Вони дозволяють керувати тим, які паролі і кому зі співробітників доступні. За їхньою допомогою можна для всіх паролів, які використовуються, встановлювати потрібну складність і безпечно ділитися ними серед співробітників одного відділу чи між департаментами компанії.

Функціонал і можливості налаштування менеджера паролів можна продемонструвати на прикладі програми 1Password. На сьогодні вона вважається оптимальним корпоративним рішенням. Програма зберігає всю важливу інформацію в захищеному сейфі, використовуючи перевірене 256-бітне AES-шифрування.

Програма має функціонал генерування складних паролів, швидкого пошуку по базі, копіювання логінів і паролів у буфер, відправлення електронною поштою, створення резервних копій, додавання елементів до вибраного. Завдяки iCloud можлива синхронізація зашифрованих паролів з iOS-пристроями, а через Dropbox проводиться кросплатформенна синхронізація з іншими операційним системами. Нещодавно була випущена нова версія програми для Android-пристроїв  1Password-6, яка підтримує роботу з сенсором відбитку пальця.

Функціональність іналаштування програми

1Password for Teams – це окремий сервіс для організацій, родин і будь-яких інших груп користувачів, для яких необхідна функціональність надання доступу до певних списків паролів іншим членам команди.

Після створення облікового запису вашої команди ви можете запросити стільки людей, скільки їй необхідно для спільної роботи. Кожен учасник отримує індивідуальне сховище, а також доступ до будь-якої кількості загальних сховищ команди. Можна створювати стільки сховищ, скільки потрібно для зручності роботи, наприклад, для відділів отделов HR, SMM, маркетингу, розробки тощо.

1

Також можна запрошувати зовнішніх користувачів (гостей) до сховища. Їм надається можливість лише автоматичного заповнення паролів на сайтах, без можливості їхнього перегляду.

Адміністратор команди має можливість повністю контролювати  доступ до сховища, а також:

  • Визначати, які члени команди можуть читати;
  • Змінювати чи видаляти елементи в будь-якому сховищі;
  • Призупиняти роботу чи видаляти членів команди;
  • Групувати членів команди.

2

Коли будь-хто з членів команди оновлює пароль, він миттєво синхронізується з усіма іншими учасниками.

Якщо хтось із вашої команди її залишає (наприклад, у випадку звільнення співробітника), потрібно просто видалити його доступ через консоль адміністратора, і у нього більше не буде доступу до командних сховищ.

Сховища паролів для команд синхронізуються автоматично через сервери AgileBits, без використання сторонніх рішень, таких як iCloud або Dropbox.

Адміністрування команди здійснюється в веб-версії сервісу через консоль адміністратора, яка значно спрощує роботу з 1Password

3

Крім того, існує можливість користуватися більш доступним тарифом 1Password for Families, ціна якого складає 5$ за 5 членів родини. Кожен новий користувач буде коштувати додатково 1$. 

Сімейний акаунт має обмежені можливості:

  • Простіші налаштування з керування правами доступу до сховищ;
  • Немає можливості об’єднувати користувачів у групи;
  • Менший розмір внутрішнього сховища для зберігання документів;
  • Кількість днів зберігання історії змін паролів менша, ніж у командному акаунті;
  • Менша кількість гостей, яких можна запросити.

Можливо, для більшості малих і середніх підприємств функціональності сімейного тарифу може виявитися цілком достатньо. А коли всі користувачі зможуть у повній мірі оцінити запропонований їм функціонал, завжди можна просто перевести акаунт у більш дорогий командний тариф.

Налаштування 1Password for Families

Розглянемо покрокове налаштування тарифу 1Password for Families для невеликого маркетингового агентства.

4

1. Переходимо за посиланням і реєструємося в системі, вказавши назву організації та основну поштову адресу адміністратора

5

2. Обираємо URL-адресу для вашого акаунта з доступних.

 

6

3. Після цього вам буде відправлений електронний лист на пошту з посиланням для підтвердження.

7

4. Перейшовши за посиланням з листа, потрібно заповнити персональні дані.

8

5. Збережіть у безпечному місці ключ вашого акаунта як додатковий захист, крім майстер-пароля.

9

6. Оберіть майстер-парольякий буде максимально складним і схваленим системою, після чого увійдіть до свого акаунту.

1011

7. Система запропонує скачати і роздрукувати інструкцію для екстреного відновлення доступу до акаунта, яку треба зберегти в надійному місці.12

8. Домашня сторінка консолі, в якій відображаються всі створені сховища паролів:13

9. Перейдіть у розділ Приглашения, де відправляємо листа для членів команди. Після того, як користувачі отримають це запрошення на пошту і зареєструються в системі, вам залишиться лише підтвердити їхній акаунт.

 

14

10. В розділі Хранилища можна починати створювати необхідну кількість індивідуальних сховищ для кожної групи користувачів, а також призначати доступ до неї для користувачів з вашої команди.

15

16

11. В інтерфейсі системи в браузері, як і в будь-якому іншому клієнті, можна легко перемикатися між будь-яким доступним сховищем – як персональним, так і загальнодоступим.17

12.Розділ Управление пользователями дозволяє проводити як групові, так і індивідуальні дії над акаунтами.18

13. Після створення всіх необхідних сховищ інформація  про них і користувачів, які мають до них доступ, буде представлена на головній сторінці панелі адміністратора.19

В основному меню, в пункті Get the Apps можна скачати необхідну версію додатку для вашої платформи. Зараз є обмеження для користувачів Windows, оскільки програма доступна тільки під Windows 10.

20

Версія додатку для OS X:

21

22

Висновки

Як бачимо, корпоративний менеджер паролів – це не такий страшний звір, і з ним цілком можна впоратись, навчитися працювати самому і навчити свою команду. Він допомагає захистити інформацію і спрощує роботу співробітників. На ринку продуктів ви зможете підібрати для себе підходящий продукт – як за ціною, так і за функціональними можливостями.

Бережіть свій бізнес! 

Якщо ви хочете працювати з нами,
давайте почнемо з обговорення завдання

Отримати консультацію

Отримуйте новини інтернет-маркетингу

Тільки корисна інформація від експертів Promodo

Якщо ви хочете працювати з нами,
давайте почнемо з обговорення завдання

Отримати консультацію

Отримуйте новини інтернет-маркетингу